業務効率化‐成功事例５選──「人を増やす前」にチェックしたい事

みなさん、こんにちは。ジャパンフードカンパニーの南口です。

今回も業務効率化にお役立ていただける情報をお届けしてまいります。

「人を増やす前」にチェックしてほしい、自動化できる作業


最近、再度コンサルティング現場で増えているのが「担当者が退職してしまって」というお声。

ただ、すぐに採用！と動く前に、ぜひ一度立ち止まっていただきたい視点があります。

それは、「そもそも、自動化や効率化で、人がやらなくていい作業はないか？」というチェックです。

バックヤードや間接部門の作業時間を圧縮できれば、浮いた時間や人員を、製造や営業など売上に直結する部門へ配置転換できる──実際にこういうケースが、私たちの支援先でも徐々に増えてきました。

「小さく始めて、塵を積もらせる」が良い


「いきなり大きく変革する」のではなく「小さく始めていく」。これは効率化・DXの世界でよく言われることですが、この言葉には、実は2つの意味があると私は捉えています。

ひとつは、社内のハレーション防止。

大きな仕組みをトップダウンで一気に入れると、現場が反発したり、移行が止まったりして、結局進まないケースが多いです。だから「小さく始めて、効果が見えたら広げる」が王道です。
もうひとつは、これがバカにできないのですが、「塵も積もれば山となる」効果。

たとえば、1日30分の効率化ができたとします。月22日稼働で月11時間、年間132時間。

時給換算で1,500〜2,000円とすると、年間で20〜26万円のコスト圧縮になります。これは丸ごと純利益になります。

食品メーカーの営業利益率は2.5〜5％ほどと言われますから、年間20〜26万円の純利益は、言い換えると売上400〜1,000万円アップ相当の利益効果です。

つまり、1日30分の効率化が、売上700万円ぶんの値打ちになる。

これを1人ではなく複数人、1業務ではなく複数業務で積み上げれば。。。威力は段違いですよね。

バックヤード・間接部門の業務効率化成功事例５選


ここからは、私たちが実際に支援してきた事例の中から、バックヤード・間接部門に直結する5つをご紹介します。



事例1｜食品メーカー・経理：朝出社したら、請求書がエクセル記入済み


業者から届く請求書PDFを毎月処理する作業。1件ずつ開き、業者名を確認し、ファイル名を変えて、Excel台帳に転記する──月初に作業が集中し、残業の温床になっていました。

-Before：PDFを毎回開いて手作業で確認。業者ごとにファイル名を手で変更し、Excel台帳にも転記。

-After：AIがPDFを読み取り、「業者名＋年月＋金額」のルール統一ファイル名に自動変換。

Excelへの記入まで毎朝6時に完了。出社後はチェックするだけ。

→月初の請求書処理ラッシュが激減し、残業ゼロ化。



事例2｜食品EC・物流：毎日の出荷指示書、60分→5分


出荷件数が増えるほど作業時間が膨らむ、これがEC現場のジレンマです。

-Before：毎日60分、受注データを見ながら手作業で出荷指示書を作成。件数が増えれば時間も増える構造。

-After：受注データから出荷指示書を自動生成。担当はチェックだけで完了。出荷件数に関係なく作業時間が一律に。

→60分→5分。年間で約250時間の削減。



事例3｜飲食・サービス業・経理：月10時間の請求書発行が、最大1時間に


取引先ごとにフォーマットが違う請求書を、エクセルに入力し、納品先店舗ごとに仕分けて発行──毎月10時間が固定で消えていました。

-Before：取引先ごとに違うフォーマットの請求書を手作業で1枚ずつチェック、エクセル入力、納品先ごとに集計。

-After：取引先別の請求書をAIが読み取り、自動で仕分け。担当は出てきたExcelをチェックするだけに。

→月10時間→最大1時間。年間で約108時間の削減。



事例4｜飲食・サービス業・労務：月初の勤怠集計、6時間→10分


早出や祝日早出など、複雑なルールが絡む勤怠集計。月初の数時間が固定で消えていく、いわゆる「月初の憂鬱」業務でした。

-Before：複雑な計算ルールで確認・修正に追われ、毎月6時間。集計ミスも月に数件発生。

-After：勤怠データを渡すだけで、複雑な集計が自動完了。担当は差分のチェックだけで完結。

→月6時間→10分。集計ミスもほぼゼロに。

事例5｜経理・領収書整理：月数十枚を、数分で


月末に溜まる領収書の山。撮影・転記・ファイル整理がすべて手作業で、月末を圧迫していました。

-Before：月数十枚の領収書を1枚ずつ手入力。撮影・転記・ファイル整理もすべて手作業。

-After：スマホで撮るだけで内容を自動読み取り、スプレッドシートに追記。ファイル名もリネームされ、領収書のURLも紐づくので、後から探すのもラクに。

→数時間→数分。月末の領収書整理がほぼ消滅。

「うちはどうかな？」と思ったら、まず30分の無料相談を


いずれの事例も、1日30分〜1時間という、地味だけれど確実に積み上がる効率化です。これを1業務だけでなく、複数業務・複数人で積み上げれば、社員1人分以上の業務時間が間接部門から戻ってくる計算になります。

弊社の『我が社のDXコンシェルジュ』では、こうした小さな効率化の積み上げを、御社の状況に合わせて伴走支援しています。

「うちはどんな業務が自動化できるんだろう？」と気になった方は、まずは30分の無料相談から、いま一番面倒な業務をお聞かせください。具体的な業務は把握していないが効率化したいという方も大丈夫。プロが効率化できる業務を見つけ、効果の見えるところからお手伝いしていきます。

▼30分無料相談はこちら

詳細・お問い合わせはこちらhttps://jfood-c.jp/dx-concierge/

皆様のDXの第一歩を、私たちが全力でサポートいたします。まずはお気軽にご相談ください。

--------------------------------------------------------------------------

■業務用ネット通販、食品ＥＣ、営業ＤＸなど、デジタル営業、海外販路開拓など、中小食品企業の業績アップのことならジャパンフードカンパニーにご相談ください。

ジャパンフードカンパニー（ＪＦＣ）

「海外進出」「デジタルマーケティング」「Ｅコマース」を活用し、日本の中小食品メーカーの売上アップを支援することを得意としています。画一的なソリューションではなく、企業の個性を最大限に活かし、成長する企業作りを得意としています。

https://jfood-c.jp/

--------------------------------------------------------------------------