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効率化のその先ーー「減った３０分」を売上に変える
今回も業務効率化にお役立ていただける情報をお届けしてまいります。
3月号では「IT人材不在の中小企業のDXが進んだ事例」、4月号では「属人化リスクの棚卸し」、5月号では「業務効率化-成功事例5選」と、ここ3ヶ月続けて"効率化"のテーマでお届けしてきました。
ですが、効率化が進み始めた経営者から、最近こんな相談を受けるようになりました。 「自動化で、月20時間ほど浮きました。でも、その時間が何に使われているか、正直よく分かっていません」
これは効率化"あるある"です。今月は、その先――生まれた時間と人員を、どう"攻め"に振り向けるか、というお話をしたいと思います。
DX・業務効率化の議論は、ほとんどが「どうやって効率化するか（手段）」と「どれくらい時間が浮くか（効果）」で終わります。
弊社のクライアント先でも、効率化プロジェクトを始めるときに「何の業務を自動化するか」「どのツールを入れるか」は熱心に議論されます。一方で、「効率化で生まれた時間を、誰が、何に使うのか」を事前に設計しているケースは、3割もないというのが実感です（これは弊社支援先での経験則です）。
つまり多くの会社は、効率化の"手前"までは計画するけれど、"その先"を設計していないのです。
前月号で、「バックヤード業務を1日30分効率化できれば、年間で売上700万円分の利益効果に相当する」というお話をしました。
ところが、この30分は、設計なしには本当の"利益"にはなりません。現場でよく見られるパターンは、以下の3つです。
いずれも、「効率化はしたが、利益効果は生まれていない」状態です。せっかく自動化やDXに投資をしても、ここで止まってしまっては、経営的なリターンは取れません。
ここで視点を切り替えたい問いがあります。
「効率化のゴールは、人を減らすことでしょうか？」
人手不足が深刻な食品OEMメーカーにとって、答えは明確に"No"のはずです。減らすべきは"人"ではなく、"利益を生まない時間の使い方"です。
つまり、効率化の本質は、人を減らすことではなく、人を"動かす"こと――より売上や利益に直結する仕事へ、社内リソースを配置転換することにあります。
製造現場の繁忙ピークに、経理担当が応援に入る。 営業同行の準備を、品質管理担当がサポートする。 商品開発の試作評価に、複数部署が集まる。
こうした"役割の越境"は、業務効率化で時間的余裕が生まれてはじめて可能になります。逆に言えば、効率化と同時に「動かす先」を設計しないと、生まれた余裕は埋もれてしまうのです。
では、生まれた人時を、具体的にどこへ振り向けるか。OEM食品メーカーの場合、再投資先は大きく3つに整理できます。業務効率で浮いた人員をそのまま配置転換する場合もありますし、完全な配置転換まではいかずとも、例えば製造の作業を覚えてもらうことで、繁忙期にヘルプに出せるバッファー要員にして、全社的な人員効率化を図る場合もあります。
結論としては、人でないと難しい業務、人がやるべき業務への時間を以下に増やすかという視点で考えます。
①製造ラインの稼働率改善
OEMビジネスでは「短納期で対応できるかどうか」が受注競争力に直結します。バックヤードで浮いた人員を、製造の段取り改善や品質チェック、繁忙日の応援に充てることで、生産能力の上限が引き上がります。
②既存クライアントへの深耕営業
新規開拓は労力が大きく、勝率も読みづらい一方、既存クライアントへの追加提案は成約率の高い領域です。営業担当が新規ばかりに追われて既存深耕に手が回っていない会社は多い。バックヤードで浮いた人員が事務処理を巻き取り、営業を既存深耕に集中させるだけで、客単価は確実に上がります。
③新商品プロトタイピング
「言われたものを作る」だけのOEMから、「こちらから提案する」OEMへ。これが今後の中小食品メーカーの生き残り筋だと、私は考えています。商品開発に時間を割けないのは、結局のところ"日常業務に追われているから"です。効率化で生まれた時間の一部を、月に半日でも商品開発の試作と仮説検証に投じれば、提案力は1年で大きく変わります。
製造・営業・商品開発――どこに振り向けるかは会社ごとに違って構いません。大事なのは、"振り向ける先を、効率化と同時に設計する"ことです。
ここ3ヶ月、効率化・属人化・自動化と続けてきた話の本当のゴールは、ここにあります。効率化はあくまで通過点であり、生まれた人時を"攻め"に再投資して、はじめて経営は前進する――そう私は考えています。
弊社ではこうした「バックオフィスで生まれた時間を、収益創出の現場へ投入する経営の在り方」を、社内では「ミツバチ経営」と呼んでいます。働き蜂が役割を切り替えながら蜜を運ぶように、社内の人員を売上に直結する場所へ運んでいく――そんなイメージです。
御社の効率化は、いま、どの段階まで来ているでしょうか。"効率化"で止まっていないか、ぜひ一度棚卸ししてみてください。
「うちはどうかな？」と思ったら、まず30分の無料相談を
いずれの事例も、1日30分〜1時間という、地味だけれど確実に積み上がる効率化です。これを1業務だけでなく、複数業務・複数人で積み上げれば、社員1人分以上の業務時間がバックオフィスから戻ってくる計算になります。
弊社の『我が社のDXコンシェルジュ』では、こうした小さな効率化の積み上げを、御社の状況に合わせて伴走支援しています。
「うちはどんな業務が自動化できるんだろう？」と気になった方は、まずは30分の無料相談から、いま一番面倒な業務をお聞かせください。具体的な業務は把握していないが効率化したいという方も大丈夫。プロが効率化できる業務を見つけ、効果の見えるところからお手伝いしていきます。
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「海外進出」「デジタルマーケティング」「Ｅコマース」を活用し、日本の中小食品メーカーの売上アップを支援することを得意としています。画一的なソリューションではなく、企業の個性を最大限に活かし、成長する企業作りを得意としています。
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